Dokumentenmanagement Schweiz — Vergleich

Ablegen, finden und weiterreichen — und zehn Jahre lang lesbar aufbewahren.

Schweizer Besonderheiten

Was in der Schweiz anders ist

Dokumentenmanagement

Der Schweizer Markt stellt Anforderungen, die in einer internationalen Lösung meist fehlen — sie ist auf andere Rechtsräume gebaut. Wer aus dem Ausland kauft, merkt es beim Abschluss, bei der MWST-Abrechnung oder bei der ersten Lohnmeldung. Diese Punkte entscheiden in dieser Kategorie:

Im Bestand dieser Kategorie stehen ausschliesslich Anbieter mit Schweizer Rechtsträger. Ausländische Lösungen sind nicht ausgeschlossen — geprüft wurde keine, die hier eine Rolle spielt und einen Frankenpreis nennt.

GeBüV-KonformitätDie Geschäftsbücherverordnung verlangt zehn Jahre Aufbewahrung, jederzeit lesbar und nachvollziehbar. Ein Ablagesystem allein erfüllt das nicht.
UnveränderbarkeitBelege müssen nach der Ablage unveränderbar sein oder jede Änderung protokollieren. Ohne das ist ein Archiv im Streitfall wenig wert.
Datenstandort SchweizOb die Daten in der Schweiz liegen, ist kein Gesetz, aber oft eine Anforderung — besonders bei Personendaten und öffentlichen Aufträgen. Fragen Sie nach dem Ort des Rechenzentrums, nicht nach dem Sitz des Anbieters.
DatenstandortSchweizer Rechenzentren sind kein Gesetz, aber häufig ein Anforderungspunkt – speziell bei Personendaten und öffentlichen Aufträgen.
10 Jahre AufbewahrungDas OR verlangt zehn Jahre revisionssichere Aufbewahrung – inklusive Lesbarkeit. Klären Sie, was nach einer Kündigung mit Ihren Daten passiert.
Datenexport & AusstiegPrüfen Sie vor der Anmeldung, wie ein Export aussieht (Buchungen, Belege, Stammdaten). Eine Lösung ohne brauchbaren Export ist eine Einbahnstrasse.

Kriterium	Von unabhängiger Stelle geprüftDetails	DMS mit Archiv, Cloud oder lokalDetails	GeBüV-konform, ohne PreisDetails	Nach GeBüV zertifiziert, PDF/ADetails	Rechenzentrum in den Alpen, offene APIDetails
Aufbewahrung
GeBüV-konform	✓	nicht erhoben	✓	✓	nicht erhoben
Unveränderbar abgelegt	✓	nicht erhoben	✓	✓	nicht erhoben
Kosten & Einstieg
ListenpreisAngabe des AnbietersBalken: 0 bis CHF 19.–	ab CHF 19	nur auf Anfrage	nur auf Anfrage	nur auf Anfrage	nur auf Anfrage
Preismodell	Abo	nicht erhoben	nicht erhoben	nicht erhoben	Abo
Betriebsart	Cloud	Cloud + Desktop/Server	nicht erhoben	Cloud + Desktop/Server	Cloud
Lohn, MWST & Recht
Datenstandort	Schweiz	nicht erhoben	nicht erhoben	Schweiz	Schweiz
Umfang & Erweiterung
Offene API	✓	✓	nicht erhoben	nicht erhoben	✓
Mobile App	✓	nicht erhoben	nicht erhoben	nicht erhoben	nicht erhoben
Zusammenarbeit & Anbieter
Sprachen	DE · FR · EN	DE · EN	DE · FR	nicht erhoben	DE · EN
Anbieter	meinThurgau AG	Kendox AG	glaux group AG	Smartec Services AG	cross-works AG
Sitz	Weinfelden TG	Oberriet SG	Bern	Rotkreuz ZG	Winterthur ZH
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